Oferta księgowy – wzór wyceny usług księgowych

Prowadzisz biuro rachunkowe? Sprawdź, jak rozpisać ofertę na księgowość, VAT, ZUS, limity dokumentów, kadry i dopłaty.

Dlaczego oferta księgowa musi opisywać limity i zakres?

Księgowość dla małej firmy może oznaczać kilka faktur miesięcznie albo stałą obsługę sprzedaży, zakupów, kadr, płac i konsultacji. Jedna kwota bez limitów szybko prowadzi do pracy poza zakresem.

Dobra oferta księgowego powinna pokazywać formę opodatkowania, limit dokumentów, zakres deklaracji, kontakt z urzędami i opłaty za czynności dodatkowe.

Co wpisać do oferty biura rachunkowego?

Opisz typ klienta: JDG, spółka, ryczałt, KPiR, VAT, kadry i płace. Dopisz liczbę dokumentów, liczbę pracowników, sposób przekazywania faktur oraz termin dostarczania dokumentów.

Warto wskazać, co jest w abonamencie, a co rozliczasz osobno: zaległości, korekty, reprezentację w kontroli, wnioski, zaświadczenia albo dodatkowe konsultacje.

Klient powinien zobaczyć, że abonament księgowy nie jest nieograniczoną obsługą wszystkiego, co pojawi się w firmie. Jeżeli w cenie jest do 40 dokumentów, jedna krótka konsultacja mailowa i standardowe deklaracje, napisz to wprost. Jeżeli każda kolejna czynność ma osobną stawkę, pokaż ją od razu.

W ofercie warto dodać sposób komunikacji: panel klienta, mail, aplikacja do faktur, odbiór dokumentów papierowych albo spotkanie w biurze. Ten element wpływa na czas pracy, a klient często traktuje go jako drobiazg, dopóki nie zaczyna wysyłać dokumentów w pięciu różnych miejscach.

Jak rozpisać abonament i dopłaty?

Najczytelniejszy układ to abonament podstawowy plus tabela czynności dodatkowych. W abonamencie wpisz liczbę dokumentów, zakres ewidencji, deklaracje, JPK, ZUS właściciela, miesięczne podsumowanie i standardowy kontakt. W dopłatach pokaż dodatkowe dokumenty, korekty, zaległości, kadry, płace, transakcje zagraniczne i reprezentację w urzędzie.

Jeżeli obsługujesz spółki, dopisz inne obowiązki niż przy JDG: pełna księgowość, uchwały, rozrachunki, środki trwałe, rozliczenia wspólników, kadry i raporty dla zarządu. Klient prowadzący spółkę powinien widzieć, że cena wynika z większej liczby obowiązków, nie z „droższego cennika”.

Przy kadrach i płacach wpisz liczbę pracowników, typy umów, listy płac, deklaracje ZUS, PPK, zaświadczenia i zgłoszenia. Dopisz, czy obsługujesz umowy cywilnoprawne, zwolnienia lekarskie, urlopy i świadectwa pracy. To obszar, który bardzo łatwo rozrasta się poza pierwotną wycenę.

Co wpływa na cenę?

Na cenę wpływa liczba dokumentów, VAT, transakcje zagraniczne, pracownicy, magazyn, kasa fiskalna i częstotliwość konsultacji. Spółka z kilkoma pracownikami wymaga innej obsługi niż prosta JDG.

Jeśli klient ma zaległości, nie wpisuj ich w standardowy abonament. Rozlicz uporządkowanie poprzednich miesięcy jako osobną pozycję.

Duże znaczenie ma jakość dokumentów. Klient, który dostarcza faktury terminowo w jednym systemie, generuje mniej pracy niż klient wysyłający zdjęcia, skany, paragony i brakujące opisy kosztów. W ofercie możesz uzależnić cenę od uporządkowanego przekazywania dokumentów.

Na cenę wpływa też poziom doradztwa. Krótkie wyjaśnienie księgowania dokumentu to co innego niż analiza formy opodatkowania, konsultacje inwestycji, przygotowanie do kontroli albo ocena skutków podatkowych umowy. Nie wrzucaj zaawansowanego doradztwa do zwykłego abonamentu, jeśli nie chcesz pracować bez limitu.

Najczęstsze błędy

Pierwszy błąd to brak limitu dokumentów. Drugi to brak cennika czynności dodatkowych, przez co każde nietypowe zadanie staje się negocjacją.

Trzeci błąd to niejasny podział odpowiedzialności za terminowe przekazywanie dokumentów. Ten zapis warto mieć już w ofercie.

Czwarty błąd to pomijanie zaległości. Nowy klient często przychodzi z nieuporządkowanymi miesiącami, brakującymi deklaracjami albo błędami po poprzedniej obsłudze. Uporządkowanie historii powinno być osobną usługą, z zakresem i terminem.

Piąty błąd to brak zasad kontaktu. Jeżeli klient dzwoni kilka razy w tygodniu z pytaniami niezwiązanymi z bieżącą księgowością, abonament szybko przestaje się opłacać. Wpisz, czy konsultacje są mailowe, telefoniczne, w jakim limicie i kiedy naliczasz dodatkową opłatę.

Co dokładnie wpisać do oferty?

W części zakresu wpisz formę działalności, rodzaj ewidencji, status VAT, limit dokumentów, obsługiwane deklaracje, ZUS, JPK, miesięczne raporty i sposób przekazywania dokumentów. Jeżeli klient ma pracowników, dodaj osobny zakres kadr i płac.

W części cenowej pokaż abonament miesięczny, stawkę za dokument ponad limit, koszt pracownika, koszt korekty, koszt zaległości, koszt konsultacji ponad limit i ewentualną opłatę wdrożeniową. Przy większych klientach możesz dopisać, że cena zostanie zweryfikowana po pierwszym miesiącu, jeśli realna liczba dokumentów znacząco odbiega od deklaracji.

W uwagach wpisz obowiązki klienta: terminowe przekazywanie kompletnych dokumentów, opisywanie kosztów, informowanie o umowach, zgłaszanie pracowników przed terminem i akceptacja deklaracji. Oferta księgowa powinna chronić obie strony, bo nawet najlepsze biuro nie odpowiada za dokumenty, których nie dostało.

Przykład wariantów dla biura rachunkowego

Wariant podstawowy może obejmować JDG na ryczałcie, bez VAT, do 20 dokumentów i podstawowy kontakt mailowy. Wariant standard może obejmować KPiR, VAT, JPK, ZUS i do 50 dokumentów. Wariant rozszerzony może dodawać kadry, płace, transakcje zagraniczne i miesięczne omówienie wyników.

Taki układ ułatwia rozmowę z przedsiębiorcą, który nie zna różnic między formami obsługi. Klient widzi, że wzrost ceny wynika z dokumentów, obowiązków i ryzyk, a nie z dowolnej decyzji biura. Ty masz natomiast jasną podstawę do dopłat, gdy firma zacznie rosnąć.

Przykładowy wzór oferty

Podsumowanie

Oferta księgowa powinna jasno pokazywać abonament, limity i czynności dodatkowe. To chroni biuro przed niekontrolowanym rozszerzaniem zakresu.

Najlepsza oferta dla biura rachunkowego jest konkretna i spokojna: pokazuje, co jest w cenie, co wymaga dopłaty, jakie obowiązki ma klient i kiedy zmienia się abonament. Dzięki temu współpraca zaczyna się od jasnych zasad, a nie od domysłów.